懐かしい顔や恩師との再会が楽しめる同窓会ですが、幹事を任せられ何から取り組めばいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。

同窓会は会社の忘年会などとは違い、卒業してから連絡を取り合うこともなく過している同窓生もいるため、コミュニケーションを取るのに一苦労です。

その中で恩師や同窓生との橋渡しを考えて、記念に残る楽しい時間にしなければなりません。

本記事では同窓会の幹事は何をすればいいのかわからない方のために、いつからどのような手順で準備をすればいいのかを解説します。

同窓会幹事のやることリストを時期ごとに解説！

同窓会を開くことが決まったら、「いつ」「どこでやるのか」「人数」「会場」など、調べることはたくさんあります。

発起人は当時の学級委員やクラスでリーダーシップを取っていた人であることが多く、何かで同窓生複数人が顔を合わせたタイミングで同窓会の話が出るようです。

地元を離れている人もいるでしょうし、連絡がつきにくい人もいますから、スケジュールを組み時間をかけて計画します。

同窓会をやるのはどんなタイミング？

地元を離れて生活している人もいるため、日程としては週末や連休がおすすめです。

できれば多くの人に参加してもらうのが重要なため、大型連休やお盆・年末年始で長期的な休みが取れる時期がいいでしょう。

連休に同窓会をして集まるか不安な方もいますが、大型連休や年末年始は中たるみしやすいため、同窓会に参加して帰るなどスケジュールが組みやすいのです。

春は卒業・入学シーズンのため、お子さんがいるとスケジュール調整が難しいケースもあるでしょう。

同窓生の年齢や生活スタイルなども考えながら、ベストな時期を考えてください。

仲がいい同級生に相談したり、アドバイスをもらったりするのがおすすめです。

【開催半年前】同窓会幹事のやることリスト

同窓会の幹事はやることが多く、仕事と両立していくのが大変です。

開催の半年前には、ある程度の企画を考え、どのように進めていけばいいのか準備していきましょう。

ここでは企画の始め方や幹事の選び方について解説します。

同窓会の企画を始める

同窓会と言っても、クラスだけの同窓会もあれば、学年の同窓会・卒業生全員が集まる同窓会があります。

企画で決めてしまうのは以下の事柄です。

企画発端がPTAなどであれば、学校の周年記念などの大規模な同窓会になり、退任や転任された先生を呼ぶのか、どの範囲まで招待すべきかを決めなければなりません。

周年記念の同窓会になれば、数百人以上の卒業生に案内を出すことになるため、同窓会の規模を把握し決めてしまうことが重要なポイントです。

会場については人数が多ければホテルの宴会場が適しています。

ホテルに関しても、駅から近い方がいいのか二次会を考えて繁華街などが近い街の中心かで違います。

規模が大きく判断ができない場合には、駅にアクセスが近い場所での開催がおすすめです。

幹事を集める

クラスの同窓会であれば幹事はひとりで十分ですが、「〇年卒業生同窓会」や「創業〇周年同窓会」の場合には、複数の幹事が必要になります。

学年で同窓会を行うのであれば、当時の各クラスから2名程度幹事になってもらうと、割り振りして企画をすすめられるでしょう。

幹事は同窓会の企画と運営にかかわるため、話をまとめて計画する能力が求められます。

企画者や参加者、場合によっては先生やPTAとの話し合いなどに参加しなければなりませんし、予算を決めて会場を選びセッティングなどにも関わります。

幹事に向いている人は以下のような人です。

当時の生徒会で活躍した人、学級委員や運動部で主将をやっていた人、クラスを盛り上げてくれたお笑い好きや盛り上げ上手な人がいいでしょう。

ただし、社会人になり色んな経験を積む中で「人と関わるのが苦手になってしまった」人もいます。

無理やり押し付けるのではなく、気持ちよく幹事になってもらえるように、お願いしましょう。

【開催4か月～3か月前】同窓会幹事のやることリスト

同窓会の規模や幹事が決まったら、会場選びや開催日など細かなテーマを決めていきます。

何から始めていけば良いのか不安になりますが、幹事全員で同窓会を成功させるため、話し合いをしましょう。

ここからは、開催から4か月〜3か月前に幹事が準備したいリストを紹介します。

失敗しない！会場選びのポイント

同窓会は大規模なイベントのため、ある程度の広さがある会場であるべきです。

地元にいる人だけでなく、市外や県外から集まることを考え会場までの利便性も考えましょう。

同窓会終了後に帰宅しやすい駅周辺を選ぶのか、懐かしい同級生と二次会になだれ込むことを考えて、飲食店が多い街中にするかです。

規模が大きくなればなるほど、遠方からの参加者が増えると予測し、終了してからアクセスしやすい場所を選択しましょう。

開催日の決め方は？

同窓会は「参加しやすい」日時であることが鉄則です。

ライフスタイルも住む場所もばらばらになっていますから、どこからでも通いやすい日程を考えます。

サービス業の方は、週末は忙しく平日が参加しやすい・連休や年末年始は繁忙期であるため、全員が満足できる日程を組むのは難しいということです。

週末であれば金曜や土曜、連休であれば遠方者の移動を考えて真ん中あたりがいいでしょう。

会場の予約

日程が決まったら会場を探して予約をいれます。

会場選びのポイントは以下の2つを抑え、幹事で精査しベストな会場を選びましょう。

同窓会に参加するであろう「同窓生の総数」を調べ、収容可能な場所をピックアップします。

人数よりもやや広めの会場であれば、空間にゆとりがでますから窮屈感がなく楽しめます。

駅や街の中心街へアクセスしやすい場所を選ぶと、遠方からの参加者も帰宅しやすく、地元の人たちは二次会にも流れやすく便利です。

地元の方が参加しやすいように、駐車スペースが広く利用者は無料で止められる場所も望ましいです。

恩師へのビデオレターなど、参加できない人からのサプライズビデオなど、イベントとしてもりあがる余興などを考えているのであれば、貸し切り会場でのケータリングサービスや、ホテルや郊外のレストランなどがいいでしょう。

サービスのプロがサポートしてくれますから、幹事に慣れていない人も安心して運営できます。

恩師を囲んでの同窓会にふさわしいですし、設備も整いやすいため外部からレンタルする必要もなく準備がスムーズに進みます。

予約時のチェックリスト

満足度の高い同窓会にするには、会場の広さだけでなくサービスや雰囲気などのバランスも重要です。

会場が決まったら、予約前に以下をチェックしてください。

飲食を伴う同窓会の場合、食事を会場に運んでもらい振舞うことになります。

会場の利用料金と飲食代を含んだものが会費となるため、納得できる金額で利用できるかがポイントです。

会場は広く開放感があっても食事の内容が良くなかったり、食事の満足度が高くても会場が古びていたりすると印象が良くありません。

同窓会にふさわしい品格があるのか、食事を含めて納得できる利用料金なのかチェックします。

懐かしい写真をスライドで見せたり、参加できない恩師や同窓生のビデオレターを流したりする場合には、音響設備が必要です。

レンタル料金がかかるのか、会場の使用料金に含まれているのか確認します。

Wi-Fiなどの設備環境が整っているのか、コートや傘など荷物を預け身軽に同窓会を楽しめるかもチェックが必要です。

トイレの場所や広さ、障害者用のトイレがあるかなど、あらゆることを想定して調べておきます。

会費の調整

それぞれに家庭や仕事がある中で参加してもらう同窓会ですが、会費がネックで参加を見送られるのは寂しいものです。

「楽しかった」と思われるような内容にしなければならないだけでなく、お金の管理も幹事の仕事ですから責任重大で困ってしまいます。

会費の中には同窓会を開催する会場費用だけでなく、案内状や席札、恩師への記念品代金、万が一のキャンセル料金などが含まれています。

参加者人数が決まらなければ総額がわからないため、会費の調整に頭を悩ませることでしょう。

必ずしも全員が参加できるわけではありませんが、これらの諸経費を踏まえて会費を決めるのが妥当です。

参加人数がわからない中で会費を決めるのは難しいですが、同窓生の3割が参加すると考え計算すれば誤差は出にくいでしょう。

また、会場の規模や飲食代から相場金額を割り出し決める方法もあります。

会費が余った場合には、お菓子などを最後に配って調整できますが、不足してしまうと徴収が大変です。

ゆとりのある会費で予算を組み、恩師への記念品にプラスしたり参加者の手土産にしたりして清算しましょう。

会費相場と集金方法のおすすめは？

同窓会の段取りが進むなかで、一番問題になるのは会費です。

あまり高額過ぎると参加者率が低くなりますし、安すぎると会場や食事への不満が大きくなります。

年齢を加味して「安すぎず・高すぎない」金額に設定し、会場や飲食内容、プログラム内容とバランスが取れているか考えましょう。

年齢別の同窓会費用相場は以下の通りです。

会費は銀行振込か、当日受付にて徴収する方法があります。

参加人数が多い場合には、手間はかかりますが銀行振込が安心で安全です。

この場合には、同窓会用の銀行口座の開設や振り込み用紙の作成などの手間がかかります。

案内状に振り込み用紙を同封し、期日を決めて振り込んでもらいます。

幹事で管理ができるのであれば、当日に出欠確認と合わせて会費を徴収する方法もあります。

どの方法がいいかは幹事で話し合い、自分たちの負担にならず、スムーズに徴収できる方法を選びましょう。

先生に参加いただく場合の集金はどうする？

先生に参加をしてもらう場合、「会費徴収をどうするか」悩む方が多いようです。

参加人数にもよりますが、規模が大きくなれば先生の人数も増えるため、参加者と同じ会費を頂くのが良いでしょう。

会費を頂く場合には「贈り物」を渡すことを伝えておきます。

ただし、先生が1人の場合は、招待として会費はいただかず、贈り物は別途予算で用意しましょう。

案内状の送付

返信がきてから参加者人数を把握しなければならないため、遅くとも幹事の手元には1か月前に届くように手配します。

仕事のスケジュール調整ができるように、余裕をもって送付し返信ができるようにしましょう。

上記のポイントを押さえて案内状の内容を考えます。

同窓会とは言っても友達感覚の軽い言葉ではなく、参加したくなるような美しい文章で案内状を作成します。

先生宛の案内状は、はがきではなく封書がおすすめです。

懐かしい気持ちになってもらえるように、心を込めた言葉で作ります。

数年に一度は、同窓会名簿の更新がされています。

新しい名簿から、同窓生のリストを作り、送り漏れがないように入念にチェックしてください。

卒業年度は間違えやすいため、必ず幹事全員でチェックしましょう。

案内状の送り方と記載内容

案内状には日時や会場だけでなく、出欠の回答の締切日と問い合わせ先、参加したくなるような一言を入れておくと参加率がアップします。

返信しやすいように往復はがきがおすすめですが、周年記念のように大きなイベントをからめるのであれば、パンフレットを入れた返信用封筒を同封するのが基本です。

恩師を招待する場合には、会費は受け取りませんので記載してはいけません。

教師として現役でいらっしゃるならば、会費を頂くこともできますが、来賓としてお招きするのが基本となるため会費は記入せず「招待状」として送付しましょう。

案内状の送付先がわからない場合

案内状を送りたいけれど現住所が不明な場合、クラスで仲の良かった人に聞いたり、母校に問い合わせたりしましょう。

SNSを活用して消息を探すこともできますが、何らかの理由で知られたくないケースもあります。

友人関係や実家に問い合わせてみるなど、同窓生同士のつながりで探すのも良いでしょう。

中には、お亡くなりになっている人もいますので、きちんと調べた上で故人には誤って出さないように注意してください。

【開催1か月前】同窓会幹事のやることリスト

開催が近づいてくると最終確認のため、幹事が集まる回数も増えてきます。

人数を把握するための出欠確認が取れたら、当時の進行についての話し合いや備品や会場のセッティングなどについて取り決めていきましょう。

出欠確認

ハガキを使うことが多いので、返信ハガキの枚数を集め全員から返信がきているのか確認しましょう。

規模が大きいと出欠をまとめるのも大変な作業です。

出欠確認もれがあると、会費の徴収だけでなくプログラムの振興にも影響を与えてしまいます。

送付リストと照らし合わせながら、全員から返信がきているかチェックしてください。

同窓会のプログラムと進行表作成

同窓会をスムーズに進行させ、思い出に残る会にするにはスムーズな進行がポイントです。

イベント全体の流れを進行表にすることで、幹事の役割分担を明確にし、どのタイミングで何をするのかがわかります。

司会と進行係・イベントの盛り上げ役など、役割分担することで負担が少なくなり同窓会を盛り上げられます。

同窓会では、仲の良かったクラスメイトと会話を楽しみたい方も多いでしょう。

仲良し同士で会話を楽しみたい気持ちはわかりますが、会費を支払う遠方から来た人のことも考えると、なにかしらのプログラムは必要です。

参加者全員が楽しめるように、記念に残るような余興などを組み込んでみましょう。

せっかくの同窓会ですから、学生時代に戻って「全員で何かをする」余興がおすすめです。

写真撮影は定番ですが、集合写真のように堅苦しくない雰囲気にしたり、仕上がった写真をセピア色で仕上げたりするのもおすすめです。

クラス対抗クイズは、同窓生しか知らない先生の秘密や当時の学校についての問題を出し、クラス全員が協力して答えを導き出します。

簡単なクイズですが、当時を思い出しながら答えを考えますから盛り上がりますし一体感が生まれます。

ビンゴ大会も全員参加で盛り上がれますし、先生も一緒に騒いで楽しめるゲームとしておすすめです。

時間があれば、写真撮影とクラス対抗クイズや写真撮影と校歌斉唱など、組み合わせて楽しんでみましょう。

飲食中は音楽を流し各テーブルで歓談しますが、卒業アルバムを使ったスライドショーを入れると、会話のきっかけになり盛り上がれます。

備品や会場セッティングの準備

同窓会当日、もしくは前日には幹事が会場のセッティングに向かいます。

段ボールなどを用意し、当日に必要なものを仕分けておくと慌てません。

同窓会当日は、受付で出欠確認・名札を渡す作業や会費の徴収と忙しくなります。

スムーズにセッティングするためには、受付に必要なもの・会場のプログラム進行に必要な物、先生への記念品など仕分けておきましょう。

スライドショーやBGMのプレイリスト・CDなどプログラムで必要なものも、あらかじめまとめておきます。

スライドショー上映のためのプロジェクターやスクリーンなどは、ホテルや大きな宴会場であればレンタル可能です。

レンタルがない場合には、学校から貸し出しができるのか、レンタルを利用するかも事前に決めておきましょう。

景品や記念品の準備

クイズやビンゴ大会に使う景品や、先生に渡す記念品なども会場に持ち込む準備をします。

参加者全員に記念品を配るような場合には、後日カタログギフトの案内を出すなどして当日は荷物にならないようにするといいでしょう。

遠方から同窓会に参加する場合、大きな荷物を持って帰るのは大変です。

当日はプログラムを楽しんでもらい、後日渡せるように準備を進めてください。

【開催当日】同窓会幹事のやることリスト

同窓会当日幹事は早めに会場に入り、レイアウトが整っているのかテーブルセッティングや席札をチェックします。

会場側の準備もありますから、何時ごろから準備に入れるのかを事前に確認しておきましょう。

会場セッティング

大まかなセッティングは会場側がやってくれるので、席札の設置や先生が座るテーブルがわかりやすいのかなどを確認して回ります。

会場担当者にアドバイスを受けながら、先生の席が上座になっているのかチェックしましょう。

音楽や画像を使うためにプロジェクターが用意されているのか、マイクや音響・照明なども自分たちが頼んだ通りになっているか確認します。

開場1時間前には、受付のセッティングも終えておきます。

人数が多いと受付が混雑しますから、広く場所を作りスムーズに会場に入れるようにセットしておくといいでしょう。

受付業務と会の進行

当日、出欠を確認・名札や配布物を渡し会費を徴収するなど、細かい仕事が多くなります。

クラス別や卒業年度別などは受付前に張り紙をし、最後尾には幹事がクラス別に並ぶよう案内すると入り口で混雑しません。

遅刻者の対応と会計（会費の徴収）には2人で対応し、メインの幹事は開催の挨拶に入ります。

幹事も同窓会に参加できるように、途中で交代しながらプログラムを進めていきます。

交代の際にクラスや名前を名乗り、担当するプログラムを紹介すれば自然です。

プログラムで幹事を交代することで、各自がタイムキーパーとなるため、時間内に収めやすくもなります。

会場への清算

同窓会終了後、徴収した会費から会場へ支払いを行い領収書を受け取ります。

会計報告書を作成し参加者に渡すためにも、会場の領収書には細かな内訳を記載してもらいましょう。

会場費・飲食代や、備品のレンタル料金などが細かく記載されているか確認し、受け取ってください。

二次会の手配と選ぶポイントは？

二次会は全員が参加するわけではありませんので、事前に予約しておくことが難しいです。

遠方や仕事の都合によって二次会から参加できる同窓生のために、キャンセル料がかからず会場から近い場所にセッティングしましょう。

同窓会の会場から近く、会費は3,000円程度で軽食が食べられる場所がおすすめです。

その場の雰囲気で参加する人もいますが、ある程度の人数を把握するならば、案内状に二次会参加についても出欠を取るか、受付で二次会の案内をする方法もあります。

【終了後】同窓会幹事のやることリスト

同窓会が無事に終了しても幹事の仕事は残っており、参加者への感謝やお礼を送り、同窓会幹事の終了です。

ここでは、同窓会の締めくくりにやることをご紹介します。

先生や参加者への御礼

同窓会終了後、できるだけ早くにお礼状を出しましょう。

先生には写真などを添え、出席へのお礼と振り返り、再会の喜びに添えて、今後も同窓会に参加していただけるような挨拶で締めくくります。

参加者へのお礼は、年齢にもよりますがSNSの利用がおすすめです。

お礼状を出すのであれば、はがきを使って当日の思い出を振り返る内容にするとよいでしょう。

思い出写真や動画の共有

参加者にはSNSで共有できるように、配布するプログラムに同窓会用のLINEやSNSを記載しておきましょう。

アンケートもSNSで集め、感想と一緒に写真を公開すれば、全員でいつでも思い出を共有できます。

動画の編集はアプリを使えば簡単にできますし、スタンプや吹き出しを使えば当日の臨場感が感じられるようになるでしょう。

写真には、クラスや名前をいれたり吹き出しでコメントをいれたりして楽しそうに編集すると、多くの人の目に止まります。

同窓生同士の交流のお手伝い

オンライン上に、同窓生が交流できるプラットフォームを作成しましょう。

FacebookやＸを使って交流できるコミュニティを作っていけば、気軽に誰とでも会話でき思い出の共有も可能です。

写真や動画なども、専用プラットフォームがあればいつでも楽しめますし、定期的な飲み会なども開催できます。

同窓会専用のプラットフォームもありますから、そちらを利用し同窓会後も交流を深めていきましょう。

幹事を次回も引き継ぐのかは幹事同士の話し合いですが、交流するなかで「幹事をやってみたい」人がいればお願いするのも方法です。

プラットフォーム上には、幹事を引き受けて楽しかったことや困ったことなどを載せておくと「大変でしたね」などのコメントをもらえます。

コメントをもらうことで「次回やりたいこと」参加者から「やってほしいこと」を引き出せるようになります。

同窓会幹事の力を合わせて成功させよう

同窓会の幹事は、会場の手配から案内状送付、出欠確認や会費の徴収など複雑で大変な仕事です。

責任感が強く、困難なことも最後までやり遂げる人が選ばれやすいため、つい一人で頑張ってしまい疲れてしまうこともあるでしょう。

自分のクラスだけ・会社の部署のみの懇親会のように、参加人数が少ないと一人でも十分ですが、人数が多くなればなるほど幹事の負担が大きくなります。

同窓会を成功させるためにも、各クラスから幹事を選出し、お互いに力を合わせて同窓会を成功させましょう。

全体のスケジュールを明確にするには、開催前を数か月に分けて取り組むのがおすすめです。

幹事同士で進捗状況や進行表を作成し、同窓会当日は全員が参加して楽しめるようにしてください。

ケータリングジャパンでは、満足度の高い同窓会を行うためのケータリングサービスに自信があります。

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